Vasa Hubertus förenings register- och dataskyddsbeskrivning

Dataskyddsbeskrivning enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Senaste ändringen den 22 maj 2024.

1 Registeransvarig

Registeransvarig för registret är Vaasan Hubertus yhdistys - Vasa Hubertus förening ry (0183698-5)

Kontaktuppgifter:

Vaasan Hubertus förening ry

Adress: Kuulankatu 11, 65230 Vasa

Telefon: +358442592934

E-post: johtokuntavh@gmail.com

2 Registrets namn

Registrets namn är Vaasan Hubertus medlems- och kundregister.

3 Ändamål med behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter behandlas för ändamål som rör hantering, administration och utveckling av medlems-, kund- och uppdragarsamarbeten, tillhandahållande och leverans av tjänster samt utveckling och fakturering av tjänster. Personuppgifter behandlas också i syfte att utreda eventuella reklamationer och andra krav.

Dessutom behandlas personuppgifter i riktad kommunikation till medlemmar, kunder och de som ingår i utskickslistor, såsom för information och nyhetsändamål samt marknadsföring.

4 Behandlingsrättsliga grunder

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på följande grunder enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR):

den registrerade har gett sitt samtycke till behandlingen av sina personuppgifter för en eller flera specifika ändamål (GDPR artikel 6.1.a);
behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal som den registrerade är part i eller för att vidta åtgärder på den registrerades begäran innan ett avtal ingås (GDPR artikel 6.1.b);
behandlingen är nödvändig för att tillgodose den registeransvariges eller en tredje parts berättigade intressen (GDPR artikel 6.1.f).

Den registeransvariges berättigade intresse som nämns ovan grundar sig på en relevant och lämplig relation mellan den registrerade personen och den registeransvarige, som är resultatet av att den registrerade är kund, samarbetspartner eller uppdragstagare/frilans för den registeransvarige, och när behandlingen sker för ändamål som den registrerade rimligen kunde förvänta sig vid tidpunkten för insamlingen av personuppgifterna och i samband med den lämpliga relationen.

5 Registerinnehåll (bearbetade personuppgiftskategorier)

Registret innehåller följande personuppgifter från samtliga registrerade personer:

grundläggande personuppgifter och kontaktuppgifter: [förnamn, efternamn, adress, telefonnummer, e-postadress];
uppgifter om personens företag eller annan organisation samt personens position eller befattning i det företaget eller organisationen;
personens tillstånd eller förbud mot direktmarknadsföring.

6 Regelbundna informationskällor

Personuppgifter samlas in från den registrerade personen själv.

Personuppgifter samlas också in och uppdateras inom ramen för tillämplig lagstiftning från allmänt tillgängliga källor som rör genomförandet av den registeransvariges och den registrerades kundrelation och som hjälper registeransvarigen att uppfylla sina skyldigheter i samband med att upprätthålla kundrelationer.

7 Lagringstid för personuppgifter

Uppgifter som samlats in i registret sparas endast så länge och i den omfattning som är nödvändig med hänsyn till de ursprungliga eller kompatibla ändamål för vilka personuppgifterna samlades in.

Behovet av att lagra personuppgifter utvärderas årligen, och i vilket fall som helst tas uppgifter om den registrerade bort från registret på begäran av den registrerade personen. Bokföringshandlingar sparas i fem år från räkenskapsperiodens slut.

Registeransvarig bedömer regelbundet behovet av att behålla uppgifter enligt sina interna riktlinjer. Dessutom vidtar registeransvarig alla rimliga åtgärder för att säkerställa att felaktiga, felaktiga eller föråldrade personuppgifter rättas eller raderas utan dröjsmål i förhållande till behandlingsändamålen.

8 Mottagare av personuppgifter (mottagargrupper) och regelbundna överföringar av uppgifter

Personuppgifter överförs inte till externa parter.

9 9 Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter som ingår i registret överförs inte utanför EU eller EES.

10 Principer för skydd av registret

Material som innehåller personuppgifter förvaras i låsta utrymmen som endast är tillgängliga för namngivna personer och personer som är auktoriserade att få tillgång till dem på grund av sina uppgifter.

Databasen som innehåller personuppgifter förvaras på en server som är belägen i ett låst utrymme, där endast namngivna personer och personer som är auktoriserade att få tillgång till dem på grund av sina uppgifter har tillgång. Servern är skyddad med adekvat brandvägg och teknisk skyddsnivå.

Tillgång till databaser och system ges endast med särskilda personliga användarnamn och lösenord. Registeransvarig har begränsat åtkomsträttigheterna till informationssystem och andra lagringsplattformar så att endast de personer som behöver dem för laglig behandling har möjlighet att granska och bearbeta informationen. Dessutom loggas användning av databaser och system i IT-systemets loggfiler.

Registeransvariga, anställda och andra personer är skyldiga att följa sekretess och hålla informationen de får i samband med hantering av personuppgifter konfidentiell.

11 Rätt till insyn och rätt att begära korrigering och radering av information

Varje person som finns registrerad i registret har rätt att kontrollera sina uppgifter som är lagrade i registret och kräva rättelse av eventuell felaktig information eller komplettering av ofullständig information. Om personen vill kontrollera sina lagrade uppgifter eller begära korrigering av dem ska begäran skickas skriftligen till registerhållaren. Registerhållaren kan vid behov be begäran ställaren att bevisa sin identitet. Registerhållaren svarar till kunden inom den tid som anges i EU:s dataskyddsförordning (vanligtvis inom en månad).

Personen som finns i registret har rätt att begära att de uppgifter som rör honom eller henne raderas från registret ("rätten att bli bortglömd"). Likaså har registrerade andra rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning, såsom begränsning av behandling av personuppgifter i vissa situationer. Begäranden ska skickas skriftligen till registerhållaren. Registerhållaren kan vid behov be begäran ställaren att bevisa sin identitet. Registerhållaren svarar till kunden inom den tid som anges i EU:s dataskyddsförordning (vanligtvis inom en månad).